Hace tiempo que tengo ganas de rescatar del olvido a la gestión de compras y volver a ubicarla en el plano de las tareas estratégicas de la empresa. Lamentablemente, siempre que necesitamos hacer más eficiente la producción o la cadena de suministros atacamos directamente el proceso productivo y analizamos a fondo los costes de logística. Y nos dejamos en el tintero a la gestión de compras que es en realidad el punto de origen de la cadena.
En sí misma, la función de compras tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, logrando el mejor abastecimiento en términos de tiempo, calidad y precio.
Por otro lado, si tenemos en cuenta que los materiales directos adquiridos por la empresa suelen representar entre un 30% y un 60% del coste de las ventas, está más que claro el impacto que las mejoras pueden tener en los resultados.
A pesar de este hecho, muchas empresas no creen que puedan hacerse importantes ahorros a través de cambios y mejoras en esta función. Aquí van algunos tips para sacarlos de su error.
Convierte a tu proveedor en un departamento externo de tu empresa
Un proveedor debe ser visto como un departamento externo de la empresa, aunque no lo sea. La confianza y la relación estrecha te permitirán tener información de primera mano acerca de las dificultades que tiene y de las necesidades que enfrenta. Conocer a tu proveedor te dará ventaja a la hora de negociar distintos aspectos de la relación.
Negocia con tus proveedores precios y calidades
Negocia reducción de precios o aumento o mejora de calidades. Ofrece a tu proveedor algo que le interese. Esto puede ser mayor volumen de negocio, comprarle materia prima para otro producto que ahora está en manos de otro proveedor, algún contacto del sector, presentarle a un cliente importante para su cartera, etc. Si tiene algún problema en su proceso productivo que le está impidiendo bajar sus costes ayúdalo a solucionar su problema: sus costes inciden directamente en los tuyos.
Negocia con tus proveedores los plazos de pago
Si tienes una tesorería sólida intenta negociar descuentos a cambio de reducir el plazo de pago. En compras de grandes volúmenes, descuentos de un 3% pueden traducirse en cifras importantes. Si, por el contrario, tienes una tesorería débil o que pasa por un momento de muchas tensiones, negocia la extensión de los plazos de pago o un plazo específico para cada compra.
Busca nuevos proveedores
A veces cuando no tenemos suficiente poder de negociación porque nuestra empresa es pequeña o no tiene relevancia para el proveedor, conviene buscar alternativas. Quizás proveedores más pequeños estén más interesados en nuestro negocio y nos permitan una relación más cercana. Por supuesto, no pierdas de vista tu stándard de calidad y si puedes crea una plantilla de proveedores alternativos para cada producto o servicio. Y si finalmente cambias, no dejes al proveedor anterior de mala manera: nunca se sabe si habrá que volver a tirar de él.
Busca proveedores de productos hechos con otros materiales
Muchas veces las empresas están tan acostumbradas al material de cada componente que creen que éste no puede hacerse con otros materiales distintos y más económicos. En este caso hay que estar abierto a las posibilidades y nunca dejar de prestar mucha atención a la aceptación del nuevo material por el cliente: el llevará la voz cantante en este cambio.
Rediseña el producto
No dejes de plantearte siempre el hacer cambios en el producto. Muchas veces los cambios vienen de la mano de reducciones de costes importantes. Distintos materiales, una pieza que sustituye a varias de las actuales, tamaño, color, son algunos cambios que podrían generar ahorros importantes.
Haz más eficiente la administración de las compras
Muchas veces se pierde tiempo administrando albaranes, facturas, etc. ¿Qué mejoras podemos introducir?
- Usa un sistema de administración de producción: bien usado te dirá lo que debes comprar, te hará el pedido, lo convertirá en albarán y te permitirá reunir albaranes para aplicarlos a una factura. También podrás llevar control de las variaciones en los precios de los distintos proveedores.
- A los proveedores que te hacen muchas entregas cada mes pídeles que te hagan una única factura. Reducirás el tiempo de gestión.
- Si es posible, evita hacer varios pedidos todos los meses y unifícalos en uno sólo.
Mejora la estructura del departamento de compras
Si puedes permitírtelo ten un director de compras dedicado prácticamente en exclusiva a establecer relaciones con nuevos proveedores y conservar y retener a los actuales. Y que el trabajo más administrativo y operativo recaiga en otro trabajador.
IDEAS – Hoy en día hay muchas empresas que dan servicios relacionados con la gestión de compras: te ayudan a analizar y mejorar tu cadena de suministros, te dan cursos de cómo mejorar la gestión de compras, te guían en la definición de un plan anual de compras, te proveen sistemas de gestión de la producción potentes y económicos, y un largo etcétera. No dejes de buscar.
“Es difícil negociar cuando las partes desconfían” (Samuel Johnson)
OnDirect le ayuda a través de sus servicios a averiguar la calidad financiera de sus clientes, proveedores y socios comerciales.
MABR. Puedes encontrar este y otros artículos en https://www.ondirect.es/blog